Apa yang perlu disediakan sebelum tempah sistem dengan freelance developer?

Nak minta quotation untuk sebuah sistem, tapi tak tahu nak mula terangkan dari mana? Tak perlu siapkan dokumen teknikal dulu. Ada beberapa perkara tentang bisnes anda yang lebih berguna untuk dibincangkan pada peringkat awal.

Mula dengan kerja yang sedang dibuat sekarang.

Contohnya, pelanggan hantar pesanan melalui mesej. Staf salin maklumat ke spreadsheet, semak stok, kemudian sediakan invois. Bila ada perubahan, staf kena kemas kini beberapa tempat semula.

Penerangan macam ni dah boleh beri gambaran tentang masalah yang nak diselesaikan. Kalau terus minta “sistem lengkap dengan dashboard”, masih banyak perkara yang belum jelas. Dashboard tu nak tunjuk apa? Siapa yang akan guna? Maklumat datang dari mana?

Contoh borang atau spreadsheet juga boleh membantu. Untuk perbincangan awal, salinan kosong atau data contoh pun memadai. Tak perlu terus berkongsi rekod sebenar pelanggan.

Lepas tu, fikirkan siapa yang akan menggunakan sistem tersebut. Pemilik bisnes, staf dan pelanggan mungkin perlukan akses yang berbeza. Staf mungkin boleh masukkan pesanan, tapi hanya pengurus boleh luluskan pembatalan. Perkara kecil macam ni boleh mengubah cara sistem dibina.

Senaraikan juga fungsi yang mesti ada untuk mula digunakan. Kalau tujuan utama nak rekod pesanan dengan lebih teratur, fokus pada proses tu dulu. Fungsi tambahan boleh dibincangkan kemudian. Senang nak menilai versi pertama bila semua orang tahu kerja apa yang sepatutnya boleh diselesaikan dengannya.

Kalau ada sistem sedia ada, beritahu awal. Mungkin data lama perlu dipindahkan, atau sistem baharu perlu disambungkan dengan perisian lain. Developer perlu semak akses dan cara integrasi sebelum boleh beri anggaran yang sesuai.

Untuk bajet, tak semestinya perlu ada angka yang tepat. Kalau ada lingkungan yang selesa, kongsikan. Senang untuk bincang sama ada skop sekarang sesuai, perlu dikecilkan atau dibahagikan kepada beberapa peringkat. Kalau belum ada bajet, boleh mula dengan anggaran kerja berdasarkan keperluan dahulu.

Tarikh sasaran pun sama. Kalau sistem diperlukan sebelum cawangan baharu dibuka atau sebelum satu acara, jelaskan sebab tarikh tu penting. Masa untuk semakan, pindah data dan percubaan pengguna juga perlu dimasukkan dalam perancangan.

Sebelum setuju dengan quotation, semak apa yang akan diserahkan. Adakah termasuk deployment, panduan penggunaan dan kod sumber? Akaun hosting akan didaftarkan atas nama siapa? Bagaimana pula dengan pembaikan selepas serahan dan perubahan fungsi kemudian?

Jawapannya bergantung pada persetujuan projek. Lebih mudah kalau semuanya ditulis dengan jelas dari awal, termasuk kos langganan atau servis pihak ketiga yang masih perlu dibayar selepas sistem siap.

Sediakan juga beberapa contoh untuk cuba sistem nanti. Contohnya, staf masukkan satu pesanan, pengurus semak dan pelanggan menerima status yang betul. Kalau aliran tu boleh diuji, kedua-dua pihak lebih senang nak menilai sama ada kerja sudah memenuhi skop.

Untuk mula berbincang, penerangan cara kerja sekarang, masalah yang dihadapi dan fungsi paling penting sudah banyak membantu. Baki butiran boleh diperincikan semasa menyemak projek.

Saya Hakimi Sa’ari, freelance developer dari Selangor. Kalau tengah cari orang untuk buat website atau sistem untuk bisnes, boleh tengok projek saya di hakimisaari.site.